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Términos y condiciones de uso del portal de familias

Versión: terminos-v1.2-2026
Vigente desde: 25 de octubre de 2026
Dirección de este texto: /legal/terminos-v1.2-2026.html

En pocas palabras

Este resumen ayuda a leer más fácil. Lo que obliga es el texto completo.

1. Quién es quién

1.1. El Estudio. En estos términos, «el Estudio» o «nosotros» es Norbey Tarazona, persona natural, con domicilio en Bucaramanga, Santander, Colombia. El Estudio presta el servicio de fotografía escolar, fija los precios y las entregas, cobra, atiende tus reclamos y es el responsable del tratamiento de tus datos personales.

1.2. La Plataforma. «La Plataforma» es PhotoSision: el portal web de familias, la aplicación y el panel interno que SERVICES BUSINESS S.A.S. desarrolla y opera por cuenta del Estudio. La Plataforma trata tus datos solo por instrucción del Estudio y no los usa para sus propios fines.

1.3. Qué hace cada uno. El Estudio te presta el servicio y te cobra. La Plataforma es la herramienta con la que ves tus fotos, eliges productos, registras pagos y sigues entregas. La Plataforma no es parte de la compra, no recibe ni guarda dinero de las familias y no confirma pagos: los confirma una persona del Estudio.

1.4. Cómo contactarnos. Escríbenos por correo a tnorbey@gmail.com o por WhatsApp al +57 314 458 2454. Atendemos de lunes a sábado, de 8:00 a. m. a 6:00 p. m.

1.5. El colegio. El Estudio presta el servicio con el permiso del colegio. Estos términos regulan tu relación con el Estudio y con la Plataforma, no tu relación con el colegio.

2. Quién puede usar el portal

2.1. Pueden usarlo el padre, la madre, el representante legal y el acudiente autorizado del estudiante, y el propio estudiante cuando es mayor de edad.

2.2. Un estudiante menor de edad puede mirar el portal acompañado de un adulto, pero no puede aceptar estos términos, dar autorizaciones sobre sus datos ni registrar pagos.

2.3. Al usar el portal declaras que eres mayor de edad y que eres una de las personas del numeral 2.1.

2.4. Si no estás de acuerdo con estos términos, no uses el portal. Escríbenos y te atendemos por otro medio.

3. Cómo aceptas estos términos

3.1. Al usar el portal aceptas estos términos. Los lees cuando quieras en el enlace «Términos y condiciones», que está visible en el pie del portal y en la pantalla de pago.

3.2. La aceptación por medios electrónicos tiene validez (Ley 527 de 1999).

3.3. Aceptar estos términos no es autorizar el uso de tus datos. Esas autorizaciones se piden aparte, en casillas propias y con su propio texto, y puedes retirarlas. Los avisos de servicio por WhatsApp (numeral 13.5) no se piden con una casilla: se explican en la Política y dejas de recibirlos cuando quieras respondiendo BAJA.

3.4. Estos términos y las Reglas de pagos y entregas son un solo acuerdo. La Política de Tratamiento de Datos Personales es un documento aparte que te cuenta cómo cuidamos tus datos.

3.5. Siempre puedes escribirnos para ejercer tus derechos o presentar un reclamo.

4. Tu acceso y tu PIN

4.1. Entras con el número de estudiante y un PIN de 4 números que tú creas.

4.2. Cuida tu PIN. No lo compartas, no lo escribas en el chat ni en WhatsApp y evita números fáciles, como 1234, 0000 o un año. El portal rechaza los PIN muy fáciles. Nadie del Estudio ni de la Plataforma te lo va a pedir.

4.3. Después de 5 intentos fallidos el acceso se bloquea 15 minutos. Es una medida para proteger las fotos de los menores.

4.4. Si olvidas el PIN, escríbenos y lo reiniciamos. Al reiniciarlo se cierran las sesiones abiertas.

4.5. Si crees que alguien más conoce tu PIN, avísanos de inmediato.

4.6. En un celular o computador compartido, pulsa «Salir» al terminar.

5. Qué puedes hacer en el portal

5.1. Ver las fotos del estudiante con marca de agua para escoger.

5.2. Elegir productos del catálogo que ves en el portal. No todos los productos están en todos los colegios ni en todo momento.

5.3. Registrar pagos subiendo el comprobante de tu transferencia, y ver el estado de tu cuenta y de tus pedidos.

5.4. Descargar las fotos digitales cuando se cumplan las condiciones de las Reglas de pagos y entregas.

5.5. Escribirnos por el chat «Escríbeme».

6. Precios y pedidos

6.1. Los precios están en pesos colombianos (COP) y los ves junto a cada producto. El valor que ves es el total que pagas por ese producto; el Estudio no te cobra nada adicional por pagar ni por descargar.

6.2. Antes de pagar ves el valor total de lo que eliges. El Estudio puede cambiar precios y productos, pero el cambio no afecta pedidos ya pagados.

6.3. Tu pedido queda en firme cuando confirmamos tu pago. Si transferiste a tiempo, tu pago se considera hecho en la fecha de tu transferencia, aunque lo confirmemos después.

6.4. Por tu pago recibes la confirmación en el portal y, cuando todo está pagado, tu paz y salvo dentro del portal. También te avisamos por WhatsApp, al celular del acudiente que consta en la ficha del estudiante, y puedes dejar de recibir esos avisos respondiendo BAJA.

7. Pagos

7.1. Por transferencia. Pagas directamente a las cuentas o llaves del Estudio que muestra el portal, que están a nombre de Norbey Tarazona. Antes de transferir, comprueba que el titular sea ese. La Plataforma no recibe pagos, no guarda dinero de las familias ni datos de tarjetas.

7.2. En efectivo. Puedes pagar en efectivo durante la sesión fotográfica o el día de la ceremonia. Te damos un recibo, por escrito o por WhatsApp, y lo registramos.

7.3. Revisión de cada pago. Una persona del Estudio revisa y confirma cada pago. No es inmediato: confirmamos de lunes a sábado, dentro de 2 días hábiles. No pagues dos veces por no ver el cambio al instante; escríbenos.

7.4. Más detalles. Cómo se sube el comprobante, qué hacer si tu pago no coincide, el saldo a favor y las devoluciones están en las Reglas de pagos y entregas, que hacen parte de estos términos.

8. Descarga y entrega

8.1. Fotos digitales. La descarga en alta calidad se habilita cuando no tienes saldo pendiente. El enlace de descarga dura poco tiempo; si vence, vuelve a pedirlo desde el portal.

8.2. Fotos impresas y recuerdos. Los recoges en la casa del Estudio cuando tu saldo está al día. Te informamos la dirección cuando se habilita la entrega. Las fechas de entrega son estimadas.

8.3. Cierre de temporada. Puedes descargar tus fotos hasta el 28 de febrero de 2027, a las 7:00 p. m. (hora de Colombia). Después de esa hora ya no podrás descargarlas. Entre 10 y 15 días más tarde las eliminamos de forma segura de la Plataforma y de las carpetas de trabajo, salvo que una ley o una autoridad nos exija conservar algo. Te recomendamos descargar lo que compraste antes del cierre.

9. Cambios, devoluciones, retracto y garantía

Esta sección regula tu relación con el Estudio, que es quien te vende.

9.1. Productos personalizados. Los productos que se hacen con un nombre, una frase o una foto que tú eliges y confirmas en la vista previa (por ejemplo una taza o una estola) no tienen derecho de retracto, porque la ley lo excluye para bienes personalizados (Ley 1480 de 2011, art. 47). Antes de confirmar, revisa la vista previa: el nombre, la frase y la foto que eliges son tu responsabilidad.

9.2. Retracto en los demás productos. Si compraste por internet un producto que no es personalizado, puedes retractarte dentro de los 5 días hábiles siguientes a recibirlo. Escríbenos por los canales del numeral 1.4. Devuelves el producto en buen estado y te devolvemos el dinero a la cuenta de origen, a más tardar en 30 días calendario. El transporte de la devolución lo asumes tú.

9.3. Fotos digitales descargadas. Cuando descargas las fotos digitales ya recibiste el producto (el archivo), y desde ese momento no se puede devolver esa descarga.

9.4. Garantía legal. Si un producto llega con defectos de calidad o no es lo que ofrecimos o aprobaste, tienes derecho a la reparación, la reposición o la devolución del dinero, según la Ley 1480 de 2011. Escríbenos con una foto. Avísanos cuanto antes, pero eso no reduce tu garantía legal.

9.5. Si ves un cobro que no hiciste. Si crees que hubo un fraude o una operación que no hiciste, avisa de inmediato a tu banco y a nosotros.

9.6. Nada de lo escrito en estos términos reduce los derechos que la ley te reconoce como consumidor.

10. Las fotos: autoría, licencia y límites

10.1. Autoría. Los derechos de autor de las fotos son del Estudio y de los fotógrafos que las toman para él (Ley 23 de 1982; Decisión Andina 351 de 1993). Eso no cambia que la imagen del estudiante es suya: su retrato no puede exhibirse ni ponerse en el comercio sin la autorización de su representante.

10.2. Tu licencia. Al comprar recibes una licencia personal, no exclusiva, no transferible y no comercial para usar las fotos compradas como recuerdo de la familia: verlas, guardarlas, imprimirlas y compartirlas con familiares y amigos.

10.3. Lo que no puedes hacer. Quitar la marca de agua de las fotos de muestra; vender o licenciar las fotos; usarlas en publicidad o con fines comerciales; modificarlas para engañar o suplantar a alguien.

10.4. Fotos de grupo. Muestran a otros niños. No las publiques en perfiles abiertos ni en redes sin el permiso de las otras familias.

10.5. Nuestro uso de las fotos. El Estudio usa las fotos del estudiante solo para prestar el servicio: elaborar y entregar el material fotográfico escolar. No las usa en publicidad, portafolio ni redes sociales sin una autorización aparte, específica y por escrito del representante legal. La Plataforma no usa las fotos para ningún fin propio.

10.6. Lo que subes tú. Los comprobantes, mensajes y textos para productos personalizados siguen siendo tuyos. Nos autorizas a usarlos solo para prestarte el servicio.

10.7. El portal. El diseño, la marca, los textos y el software de la Plataforma son de SERVICES BUSINESS S.A.S. No puedes copiarlos, descompilarlos ni extraerlos de forma masiva.

10.8. Qué pasa después de que descargas. Hasta que descargas las fotos, el Estudio y la Plataforma las protegemos: las mostramos solo en este portal, con marca de agua, y los originales salen únicamente con un enlace temporal cuando estás al día. Cuando descargas un archivo, queda en tu poder. Desde ese momento, el Estudio y la Plataforma no responden por lo que tú o terceros hagan con él (guardarlo, imprimirlo, compartirlo, publicarlo, modificarlo o perderlo), ni por lo que ocurra en tus dispositivos, cuentas o redes. Esto no cambia: (a) tu garantía legal si el archivo llega con defectos de calidad o no es el que compraste; (b) tu derecho de retracto cuando la ley lo da; (c) tus derechos sobre los datos que el Estudio siga guardando; ni (d) la responsabilidad del Estudio por fallas de seguridad anteriores a la descarga ni por dolo o culpa grave. Si compartes una foto de grupo, respondes por esa publicación (numeral 10.4). Te recomendamos no publicar fotos de menores en redes abiertas.

10.9. Qué fotos mostramos. En el portal solo mostramos imágenes de la ceremonia de grado del estudiante: con uniforme, o con toga, estola y birrete, con accesorios (por ejemplo diploma enrollado, peluche o globo) y fondos genéricos (por ejemplo bosque o nubes). No publicamos nada distinto. Las fotos de grupo se muestran solo a las familias del mismo grupo y llevan marca de agua.

11. Inteligencia artificial

11.1. Lectura de comprobantes (opcional). Si marcas la casilla propia de lectura automática, un servicio de inteligencia artificial de Google, que la Plataforma usa por cuenta del Estudio, lee tu comprobante para sugerir el valor, la referencia, el banco, la fecha y la hora. Es opcional: si no la marcas, tu pago se envía igual y una persona del Estudio lo revisa. El detalle está en la casilla y en la Política.

11.2. Fotos de estudiantes. No enviamos fotos de estudiantes a ningún servicio de inteligencia artificial. Si algún día ofrecemos productos que lo requieran, pediremos antes una autorización aparte, expresa y opcional, que podrás retirar sin perder el resto del servicio.

12. Uso correcto del portal

Al usar el portal te comprometes a no:

Si incumples de forma grave, el Estudio puede bloquear tu acceso, informar a las autoridades y reclamar lo que la ley permita. Antes de bloquear te diremos la razón y podrás explicarte, salvo que haya un riesgo de seguridad que exija actuar de inmediato.

13. Chat y avisos

13.1. El chat «Escríbeme» es un canal de atención del Estudio, no una línea de emergencia. Respondemos en el horario del numeral 1.4, normalmente dentro del siguiente día hábil.

13.2. No escribas tu PIN, claves ni datos bancarios reservados.

13.3. Los mensajes del chat se conservan 12 meses y luego se eliminan.

13.4. Si nos escribes por WhatsApp, esa conversación ocurre en WhatsApp y se rige por sus términos.

13.5. Para avisarte que confirmamos, corregimos o no pudimos aprobar un pago, o sobre una entrega o tus fotos, usamos el portal, el chat, el correo y mensajes de WhatsApp al celular del acudiente que consta en la ficha del estudiante (el de la lista del colegio o el que tú nos diste), desde el WhatsApp de PhotoSision +57 314 349 4074. Son avisos de servicio: no los usamos para publicidad. Puedes dejar de recibirlos cuando quieras respondiendo BAJA a cualquier aviso. Si no recibes los avisos de WhatsApp, tu servicio sigue igual: lo ves todo en el portal. Los avisos de WhatsApp sobre un pago que registraste en el portal empiezan con la fecha de vigencia de estos términos; los demás empiezan 15 días después de ella (numeral 18.3).

14. Disponibilidad del servicio

14.1. Hacemos lo razonable para que el portal funcione de forma continua, pero no podemos garantizar que no habrá interrupciones, errores o mantenimientos.

14.2. Dependemos de proveedores externos, como Google para el alojamiento y los bancos. Una falla de ellos puede afectar el servicio.

14.3. Si el portal falla cuando intentas registrar un pago, no pierdes tu pago: si el dinero llegó a la cuenta del Estudio, cuenta. Escríbenos.

14.4. Podemos cambiar o suspender funciones por razones técnicas, de seguridad o legales, y no afectará pedidos ya pagados.

15. Responsabilidad

15.1. Frente a ti responde el Estudio por los daños que cause por incumplir estos términos o por fallas del servicio que te presta, en los términos de la ley. La Plataforma responde ante el Estudio según el acuerdo que tienen entre ellos, y responde también por sus obligaciones como encargada del tratamiento de tus datos, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

15.2. No respondemos por lo que ocurra por causas que no controlamos o que dependen de ti, en los casos en que la ley nos exonera: fallas de tu internet o de tu equipo; fallas del banco u otros terceros; datos erróneos que tú escribiste (nombre, frase, foto, valor, referencia); el uso de tu PIN por otra persona cuando lo compartiste; lo que ocurra con las fotos después de que las descargas (numeral 10.8); y la fuerza mayor o el caso fortuito.

15.3. Estas reglas no limitan los derechos que la Ley 1480 de 2011 te da como consumidor, ni los derechos de los titulares de datos de la Ley 1581 de 2012, frente a quien la ley obligue.

16. Tus datos

El responsable de tus datos es el Estudio. La Plataforma los trata por cuenta del Estudio, como encargada. Cómo los tratamos está en la Política de Tratamiento de Datos Personales. Puedes conocerlos, corregirlos, pedir que los eliminemos (salvo lo que la ley nos obliga a guardar) y retirar tus autorizaciones escribiendo a tnorbey@gmail.com o al WhatsApp +57 314 458 2454. Si lo pides a la Plataforma, ella le pasa tu solicitud al Estudio. El almacenamiento de tu navegador se explica en la sección de cookies de la Política.

17. Suspensión y terminación

17.1. Puedes dejar de usar el portal cuando quieras y pedir la eliminación de tus datos, con las excepciones de la ley.

17.2. El Estudio puede suspender o cerrar una cuenta si incumples estos términos de forma grave, si hay un riesgo de seguridad o si una autoridad lo exige, y te dirá la razón.

17.3. Cerrar una cuenta no te quita lo pagado: los pedidos pagados se entregan o se devuelve el dinero según las Reglas de pagos y entregas.

18. Cambios en estos términos

18.1. Si cambiamos estos términos, publicamos una versión nueva con su código y su fecha, y la dejamos en el mismo enlace del pie del portal y de la pantalla de pago. Si sigues usando el portal después de la fecha de vigencia, aceptas la versión nueva.

18.2. Los cambios no afectan pedidos ya pagados ni te quitan derechos que la ley te reconoce.

18.3. Si el cambio es importante (por ejemplo, nuevos usos de tus datos o de la inteligencia artificial, o un cambio de quién es el Estudio responsable, como pasar de persona natural a una sociedad), te avisamos con al menos 15 días de anticipación y, cuando la ley lo exija, pedimos una nueva autorización.

18.4. Si solo cambia un dato de contacto del Estudio o un plazo operativo, publicamos la nueva revisión en los mismos enlaces.

19. Quejas, ley aplicable y autoridades

19.1. Estos términos se rigen por las leyes de Colombia.

19.2. Si tienes un problema, escríbenos primero (numeral 1.4). Respondemos tus quejas en 15 días hábiles y tus consultas sobre datos personales en 10 días hábiles.

19.3. Si no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (consumidor y datos personales) o a los jueces competentes. Nada de lo escrito aquí limita ese derecho.

20. Si dos textos dicen cosas distintas

Si algún texto de estos documentos se puede entender de dos maneras, se aplica la que más te favorece como consumidor (Ley 1480 de 2011, art. 34).

21. Versión y contacto

Versión terminos-v1.2-2026, vigente desde 25 de octubre de 2026.
Estudio: Norbey Tarazona, persona natural, Bucaramanga, Santander. Correo tnorbey@gmail.com. WhatsApp +57 314 458 2454.
Plataforma: PhotoSision, operada por SERVICES BUSINESS S.A.S.