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Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión: politica-v1.5-2026
Vigente desde: 29 de octubre de 2026
Vigencia de las bases de datos: mientras dure la relación de servicio fotográfico con cada colegio y los plazos de la sección 11.
Dirección de este texto: /legal/politica-v1.5-2026.html

En pocas palabras

Este resumen ayuda a leer más fácil. Lo que obliga es el texto completo.

1. Quién es el responsable de tus datos

1.1. El responsable del tratamiento es Norbey Tarazona, persona natural, con domicilio en Bucaramanga, Santander, Colombia (en adelante, «el Estudio» o «nosotros»). El Estudio presta el servicio de fotografía escolar y decide para qué y cómo se usan tus datos.

1.2. Quién atiende tus peticiones: Norbey Tarazona.

1.3. El colegio. Los listados con datos de estudiantes y acudientes los entrega el colegio donde se hace la jornada fotográfica. Cada colegio responde por los datos que recoge; el Estudio responde por lo que hace con ellos dentro de PhotoSision. Los comprobantes de pago y los datos de tus pagos no se entregan al colegio. El celular del acudiente que consta en esa lista es el que usamos para los avisos de WhatsApp de la sección 13.4, y le pedimos a cada colegio que informe a las familias de esos avisos antes de la jornada.

1.4. Canales oficiales. Atendemos solo por este portal, por el correo y por el WhatsApp de esta sección. Los avisos de servicio de la sección 13.4 te llegan desde el WhatsApp de PhotoSision +57 314 349 4074; si respondes a uno de ellos, tu mensaje llega a «Escríbeme». Nunca te pediremos tu PIN ni datos bancarios por redes sociales, WhatsApp ni el chat. Si alguien te los pide a nombre del Estudio, no los des y avísanos.

1.5. Quién opera el portal. PhotoSision es el portal, la aplicación y el panel que desarrolla y opera SERVICES BUSINESS S.A.S. Esta empresa trata tus datos solo por cuenta y por instrucción del Estudio, como encargada del tratamiento, y se obliga a mantenerlos seguros y confidenciales. No los usa para sus propios fines y no los comparte con otros estudios. Si le escribes a ella, le pasa tu solicitud al Estudio. SERVICES BUSINESS S.A.S. tiene su propia política para sus propios datos y servicios; esa política no cubre los datos de este portal.

2. Qué normas aplicamos

Esta política se hace de acuerdo con los artículos 15 y 20 de la Constitución (intimidad y hábeas data), la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014), la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia), la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los principios que seguimos son: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Qué datos recogemos y de dónde vienen

3.1. Del estudiante (menor de edad)

No pedimos el documento de identidad del estudiante para entrar al portal. El ingreso se hace con el ID de estudiante.

3.2. Del acudiente (padre, madre, representante legal o persona autorizada)

3.3. Datos técnicos y de seguridad

3.4. Lo que no hacemos

3.5. De quien hace una transferencia

Cuando alguien transfiere a las cuentas del Estudio, el banco nos muestra su nombre (en Nequi, el primer nombre y el primer apellido; en Bancolombia, los nombres y apellidos), el valor y la hora. Ese aviso llega al Estudio por ser el dueño de la cuenta, igual que le llega a cualquier persona que recibe una transferencia.

Usamos esos datos solo para confirmar ese pago (sección 4). Del nombre guardamos una huella: un código hecho a partir del nombre con una llave secreta, que no deja leer el nombre y solo sirve para comprobar si un nombre que ya tenemos coincide. Como sale del nombre, la huella sigue siendo un dato personal mientras exista, y la protegemos como tal. La guardamos hasta 24 horas o hasta que se compara con el pago. Después la borramos y conservamos solo el resultado de la comparación (coincide, no coincide o sin dato) y su motivo, junto al registro del pago. Una copia de seguridad automática puede conservar la huella hasta 14 días más (sección 11). En el portal no guardamos ese nombre de forma que se pueda leer, no lo usamos para publicidad ni para contactar a nadie y no lo cruzamos con otras familias.

El aviso original del banco sigue en el correo y en el teléfono del Estudio, como cualquier notificación bancaria, y en los extractos del banco.

Si hiciste una transferencia y quieres conocer, corregir o eliminar lo que tengamos de ti, escríbenos al canal de la sección 1.2 (sección 12).

3.6. Del nombre completo de quien envía el pago

Para qué. Al enviar un comprobante te pedimos quién hizo la transferencia (papá, mamá, el mismo estudiante u otra persona) y, si no es el mismo estudiante, su nombre completo. Lo usamos solo para unir tu pago con el estudiante correcto y compararlo con el aviso del banco. No lo usamos para publicidad, para contactar a nadie ni para cruzarlo con otras familias. Si el nombre no coincide, una persona del Estudio revisa el pago y nunca lo rechazamos solo por eso.

Qué guardamos. Lo que tú escribes: quién envió y su nombre y apellidos. No te pedimos la cédula, el teléfono ni el correo de esa persona.

Quién lo ve. Solo el personal de administración y finanzas del Estudio. No lo ve el colegio ni otras familias, no sale por WhatsApp y no aparece en lo que ves del pago en el portal.

Cuánto tiempo. Lo borramos solos: 30 días después de que una persona del Estudio confirme el pago o, si el pago no llega a confirmarse, 60 días después de que lo recibimos. Después queda solo quién envió y el resultado de la comparación. Si tienes un reclamo sobre ese pago, escríbenos al canal de privacidad de la sección 1.2 antes de que se cumpla el plazo y una persona del Estudio guardará el dato mientras se resuelve; pasado el plazo ya no podremos dártelo. Una copia de seguridad automática puede conservarlo hasta 14 días más y luego se elimina sola.

Si no sabes el nombre completo. Déjalo en blanco y envía el pago igual.

Si es otra persona. Avísale que escribiste su nombre. Esa persona puede pedirnos conocer, corregir o eliminar el dato escribiendo al canal de privacidad de la sección 1.2.

4. Para qué usamos los datos

  1. Identificarte y darte acceso seguro al portal.
  2. Gestionar pedidos, pagos, comprobantes, saldos y entregas, y llevar la contabilidad y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
  3. Validar tus pagos y prevenir el fraude: comparamos la referencia, el valor y el comprobante con los datos de la transferencia que nos informa el banco, incluido el nombre de quien transfiere, que comparamos con los acudientes y los apellidos del estudiante registrados y con el nombre completo que escribes de quien envía el pago. Esa comparación solo ayuda: si el nombre no coincide, una persona del Estudio lo revisa y no rechazamos un pago por eso. Una persona del Estudio revisa y confirma tu pago. Si autorizas la lectura automática, un servicio de Google lee tu comprobante para sugerir el valor, la referencia, el banco, la fecha y la hora, y ayudar a esa confirmación. También detectamos comprobantes repetidos, por ejemplo la misma referencia o la misma imagen enviada dos veces. Limitamos los intentos de ingreso y llevamos registros de seguridad.
  4. Tomar, procesar, mostrar y entregar las fotos del estudiante, y elaborar el material y los productos que elijas (anuario, carné, retablos, estolas, recuerdos), solo después de la autorización completa de su representante legal.
  5. Comunicarnos contigo por «Escríbeme» y por avisos de WhatsApp de servicio: pago recibido, abono o comprobante que no pudimos aprobar; y, cuando empiecen (sección 16), tus entregas, el estado de tus fotos y, si tienes un saldo pendiente, un recordatorio de ese saldo. Son avisos de servicio; no los usamos para publicidad ni para ningún otro fin. Los enviamos solo al celular del acudiente que consta en la ficha del estudiante, de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca en domingo ni festivo. Los recordatorios de saldo, como máximo uno por semana.
  6. Atender consultas, reclamos y solicitudes sobre tus derechos, y verificar tu identidad cuando pides cambiar tu celular.
  7. Guardar la constancia de tu autorización y defendernos ante reclamaciones.
  8. Reportes internos del Estudio sobre recaudo, cartera y entregas.

Si en el futuro queremos usar los datos para algo distinto, te lo diremos y pediremos una nueva autorización.

5. Comprobantes de pago (el aviso que ves antes de enviarlo)

5.1. Cuando subes un comprobante, Norbey Tarazona recibe el código de referencia que escribes y la imagen o el PDF, con los datos que aparezcan en ellos (banco, referencia, valor, fecha, nombres y números).

5.2. Para qué. Solo para validar tu pago, evitar fraudes y llevar la contabilidad del Estudio. No lo usamos para publicidad, para las fotos ni para ningún otro fin.

5.3. Quién lo ve. Comparamos la referencia y el valor con los datos de la transferencia que nos informa el banco, y una persona del Estudio revisa el comprobante y confirma tu pago. Si tú lo autorizas con la casilla de lectura automática, antes un servicio de inteligencia artificial de Google lee el comprobante para sugerir el valor, la referencia, el banco, la fecha y la hora, y ayudar a esa confirmación. No aprobamos pagos sin que una persona del Estudio los confirme. Si el banco nos muestra el nombre de quien transfiere, lo comparamos como explica la sección 3.5.

5.4. Qué te pedimos y por qué. Te pedimos el código de referencia y el comprobante para ubicar tu pago en el banco y confirmarlo. Sin esta autorización no podemos recibir el comprobante por el portal; escríbenos (sección 1.2) y te explicamos tus opciones.

5.5. Recomendaciones. Sube el comprobante tal como lo genera tu banco o una captura de pantalla; no necesitamos otros datos de tu cuenta. No subas comprobantes de otra persona sin su permiso.

5.6. Tu autorización. Se da marcando la casilla que aparece antes de enviar cada comprobante, junto al aviso. La autorización de la lectura automática (opcional) se da con una casilla aparte, también en cada envío. Guardamos la versión del aviso, la versión del texto de la casilla de lectura, si la marcaste o no, y la fecha y hora de cada envío.

5.7. Conservación y retiro. El comprobante es soporte contable: lo guardamos el tiempo que exige la ley (sección 11). Puedes retirar tu autorización y pedir que no lo sigamos usando; no podemos borrar lo que la ley contable nos obliga a conservar.

5.8. Lectura automática. Es opcional y la autorizas en cada envío con una casilla propia, que empieza desmarcada. Un servicio de inteligencia artificial de Google lee la imagen de tu comprobante y sugiere el valor, la referencia, el banco, la fecha y la hora, y tú los confirmas. De lo que sugiere solo guardamos esos datos; no guardamos aparte nombres, cuentas ni documentos de otras personas. Google trabaja por cuenta del Estudio, a través del portal que opera SERVICES BUSINESS S.A.S., en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, y puede conservar temporalmente datos técnicos de cada solicitud para operar el servicio y evitar abusos. La copia temporal de la imagen se borra apenas confirmas o envías el pago y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas; el almacenamiento de Google Cloud puede conservar una copia de recuperación hasta 7 días más antes de eliminarla del todo. No usamos tus comprobantes para entrenar ni mejorar programas de inteligencia artificial, y tampoco lo hace SERVICES BUSINESS S.A.S. Puedes retirar tu autorización escribiendo al canal de privacidad de la sección 1.2.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

6.1. Los datos de los estudiantes tienen protección especial (Ley 1581 de 2012, art. 7, y Ley 1098 de 2006). Solo los tratamos cuando responde al interés superior del estudiante y asegura el respeto de sus derechos, con la autorización previa de su representante legal. Responder preguntas sobre datos de niños, niñas y adolescentes es voluntario.

6.2. Quién autoriza. La autorización la da una persona mayor de edad que sea el padre, la madre o el representante legal del estudiante, o alguien a quien este haya autorizado por escrito. El estudiante menor no puede autorizar por sí mismo.

6.3. El derecho del menor a ser escuchado. Antes de autorizar, te pedimos conversar con el estudiante y valorar su opinión según su edad y madurez.

6.4. Cómo protegemos las fotos. Las vistas previas llevan marca de agua. Los originales no son públicos y solo se entregan con un enlace temporal cuando se cumplen las condiciones de entrega. El acceso del personal es por usuario y rol. No usamos las fotos de los estudiantes para publicidad, portafolio ni redes sociales sin una autorización aparte.

6.5. Qué fotos mostramos. En el portal solo mostramos imágenes de la ceremonia de grado del estudiante: con uniforme, o con toga, estola y birrete, con accesorios (por ejemplo diploma enrollado, peluche o globo) y fondos genéricos (por ejemplo bosque o nubes). No publicamos nada distinto.

6.6. Fotos de grupo. Pueden incluir a otros estudiantes. Cada familia puede ejercer sus derechos sobre la imagen de su hijo o hija.

6.7. Después de descargar. Las fotos que descargas quedan en tu poder; el Estudio no controla lo que se haga con ellas después (Términos, numeral 10.8). Te recomendamos no publicar fotos de menores en redes abiertas.

6.8. Si no autorizas. No mostraremos las fotos del estudiante en el portal, y si lo pides las eliminamos (sección 12).

6.9. Mientras no hayas dado la autorización completa, en el portal solo ves el nombre de pila y la inicial del apellido del estudiante, su colegio, curso y el valor a pagar, y puedes enviar tu comprobante.

6.10. Por WhatsApp solo usamos el nombre de pila del estudiante y la inicial de su primer apellido. Nunca enviamos fotos de estudiantes por ese medio.

7. Con quién compartimos los datos

No compartimos datos de estudiantes ni de acudientes con nadie más allá de lo siguiente, y siempre para prestar el servicio:

SERVICES BUSINESS S.A.S., Google, el laboratorio de impresión y WhatsApp (Meta) actúan como encargados o proveedores del Estudio y solo pueden usar los datos del servicio para prestarlo. La única salvedad es WhatsApp, que además trata los datos de tu cuenta de WhatsApp según su propia política. Los bancos y medios de pago tratan por su cuenta lo que tú les das al pagar, y las autoridades reciben solo lo que la ley exige. No cedemos datos a nadie para publicidad.

8. Inteligencia artificial

8.1. Usamos un servicio de inteligencia artificial de Google para leer comprobantes de pago, y solo si tú lo autorizas con la casilla opcional de lectura automática. No enviamos fotos de estudiantes a ningún servicio de inteligencia artificial.

8.2. Si algún día lo hacemos con otros fines, te avisaremos antes y, para las fotos de estudiantes, pediremos una autorización aparte, expresa y opcional, que podrás retirar sin perder el resto del servicio. Sin esa autorización, ninguna foto de un estudiante se enviará a un servicio de inteligencia artificial.

8.3. Una persona del Estudio confirma cada pago.

8.4. El personal del Estudio puede usar un servicio de inteligencia artificial de Google para leer las listas de estudiantes que entrega el colegio (nombres y cursos), solo cuando el colegio lo autoriza.

9. Transmisión internacional de datos

9.1. Los servicios de Google y de WhatsApp (Meta) que usamos procesan datos en centros de datos que pueden estar fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos.

9.2. En palabras sencillas: usamos a estas empresas para guardar y enviar información por cuenta del Estudio, y solo pueden usar esa información para prestar el servicio. La ley llama a esto una transmisión de datos: el Estudio, como responsable, hace que proveedores traten datos por su cuenta y bajo su instrucción. Para eso se apoya en la empresa que opera el portal (SERVICES BUSINESS S.A.S.), que trabaja por encargo del Estudio y por eso la ley la llama encargada, y en los términos de tratamiento de datos de Google Cloud y de WhatsApp Business. Esos términos obligan a los proveedores a: aplicar medidas de seguridad y confidencialidad, usar los datos solo para prestar el servicio, avisar sin demora de un incidente de seguridad y eliminar los datos al terminar, en los plazos que esos términos fijan. WhatsApp, además, trata los datos de tu cuenta de WhatsApp según su propia política. Te lo contamos aunque, cuando existe ese contrato, la ley no exige una autorización adicional para este tipo de transmisión (Decreto 1074 de 2015, que compila el Decreto 1377 de 2013, arts. 24 y 25).

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas:

Ningún sistema es 100 % seguro. Tú nos ayudas si eliges un PIN que no sea obvio, si no lo compartes y si pulsas «Salir» al terminar en equipos compartidos.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC en los plazos que fije la ley y, cuando corresponda, a ti.

11. Cuánto tiempo conservamos los datos

Pasados los plazos, eliminamos los datos de forma segura o los anonimizamos. Una eliminación que tú pidas se hace en los plazos de la sección 12, salvo que la ley nos obligue a conservar algo.

12. Tus derechos y cómo ejercerlos

12.1. Qué derechos tienes. Como titular, o como representante legal del estudiante, puedes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
  2. Pedir prueba de la autorización que diste.
  3. Saber cómo usamos tus datos.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber reclamado ante nosotros.
  5. Retirar tu autorización o pedir que eliminemos los datos cuando no respetemos los principios, derechos y garantías de la ley. No procede cuando tengas un deber legal o contractual de que sigamos teniéndolos, por ejemplo los soportes contables.
  6. Acceder gratis a tus datos personales.

12.2. Cómo. Escribe al canal de la sección 1.2 indicando: tu nombre y cédula; el nombre del estudiante y su colegio (si aplica); qué quieres (consultar, corregir, eliminar o retirar tu autorización); y una dirección de respuesta. Si actúas por un estudiante, indica tu parentesco como representante legal. Podemos pedirte una prueba de identidad. Si actúas por otra persona, necesitamos poder o autorización.

Si tu nombre llegó a nosotros porque otra persona lo escribió al registrar un pago, o por el aviso del banco de una transferencia que hiciste, también puedes ejercer estos derechos. Cuéntanos tu nombre y cédula y, si puedes, el nombre del estudiante o la fecha y el valor de la transferencia, para encontrarlo.

12.3. Cuánto tardamos.

12.4. Si no quedas conforme. Puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales (www.sic.gov.co), una vez agotado el reclamo ante nosotros.

13. Cómo se da y se registra tu autorización

13.1. Comprobante de pago. Marcando la casilla que aparece junto al aviso antes de enviarlo (sección 5). La lectura automática se autoriza con una casilla aparte y opcional, en cada envío. Guardamos la versión del aviso, si autorizaste la lectura automática, y la fecha y hora.

13.2. Ver las fotos de un estudiante. Con una autorización completa, que da un padre, madre o representante legal mayor de edad. Guardamos su constancia (sección 3.2).

13.3. Si esta política cambia de forma importante, te avisaremos y, cuando la ley lo exija, volveremos a pedir tu autorización.

13.4. Avisos por WhatsApp. No se piden con una casilla: se envían al celular del acudiente que consta en la ficha del estudiante, que viene de la lista del colegio o de lo que tú nos diste, y solo para los avisos de servicio de la sección 4, punto 5. El primer mensaje que recibes dice quién es el responsable, para qué es y cómo dejar de recibirlo. Puedes dejar de recibirlos en cualquier momento respondiendo BAJA a cualquier aviso o escribiéndonos (sección 1.2). Lo respetamos desde ese instante, aunque nunca hayas entrado al portal, y guardamos tu baja, con su fecha y hora, para no volver a escribirte. Si el número no es tuyo, por ejemplo porque cambió de dueño, responde BAJA y dejamos de usarlo. Si después quieres volver a recibirlos, escribe ALTA. Dejar de recibirlos no cambia tu servicio: lo ves todo en el portal.

14. Cookies y almacenamiento del navegador

No usamos cookies de publicidad ni de análisis. El portal guarda en tu navegador solo la información técnica necesaria para que funcione (por ejemplo, mantener tu sesión y recordar tus preferencias) y la constancia del último comprobante mientras tengas abierta la pestaña. Se borran al pulsar «Salir». También guarda, solo en esa pestaña, que pulsaste «Entendido» en un aviso, para no mostrártelo otra vez en esa visita; eso se borra al cerrar la pestaña. Puedes borrar los datos de tu navegador cuando quieras.

15. Enlaces y servicios de terceros

El portal puede abrir WhatsApp, la app de tu banco u otros sitios. Esos servicios tienen sus propias políticas y no los controlamos.

16. Cambios y versiones

La versión vigente siempre está publicada con su código y su fecha. Si cambia de forma importante, te avisaremos en el portal antes de que se aplique.